Datenschutzhinweise für Vergabeverfahren
Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragte/r
Der Schutz Ihrer personenbezogener Daten ist der Leipziger Wohnungs- und Baugesellschaft mbH ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzanforderungen zu den nachfolgend aufgeführten Zwecken. Personenbezogene Daten im Sinne dieser Datenschutzinformation sind sämtliche Informationen, die einen Bezug zu Ihrer Person aufweisen.
Für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortliche Stelle:
Leipziger Wohnungs- und Baugesellschaft mbH
Wintergartenstraße 4, 04103 Leipzig
Telefon 0341 9922-0
Telefax 0341 9922-1799
kontakt@lwb.de
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den folgenden Kontaktdaten:
Leipziger Wohnungs- und Baugesellschaft mbH
Datenschutzbeauftragter
Wintergartenstraße 4, 04103 Leipzig.
Telefon 0341 9922-9500
datenschutz@lwb.de
Kategorien von personenbezogenen Daten
Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise umgesetzt werden, richtet sich maßgeblich nach den beantragten, begehrten, vereinbarten Leistungen bzw. nach der jeweiligen gesetzlichen Regelung.
Im Rahmen von Vergabeverfahren werden bei den Bewerbern/ Bietern, Bewerber-/ Bietergemeinschaften und/oder Nachunternehmern bzw. den für diese im Verfahren tätigen natürlichen Personen grundsätzlich auch personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet.
Im Speziellen können das folgende sein:
- Namen;
- Adressangaben;
- Geburtsdaten;
- Daten zu sonstigen Kommunikationswegen;
- Angaben zur beruflichen Qualifikation und Tätigkeit.
Personenbezogene Daten können auch in Dokumenten enthalten sein, die der Auftraggeberin von den Bewerbern/ Bietern zur Verfügung gestellt/ übersandt werden.
Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage
Die LWB schreibt insbesondere die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die Beschaffung und Verwaltung von Software, Hardware, Lizenzen und IT-Dienstleistungen und Bauleistungen öffentlich aus.
In diesem Zusammenhang erfolgt eine Datenverarbeitung zu den folgenden Zwecken:
1. Durchführung von Vergabeverfahren, insbesondere:
- Bereitstellung von Vergabeunterlagen,
- Beantwortung von Bieteranfragen,
- Abfrage und Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen,
- Abfrage und Überprüfung der Eignung,
- Erfüllen vergaberechtlicher Transparenzverpflichtungen.
2. Pflege einer Bieterkartei;
3. Dokumentation und Vertragsmanagement;
4. Vertragsabwicklung;
5. Bestandsverwaltung;
6. Führung sachdienlicher Kommunikation.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bildet Art 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Rechtliche Verpflichtungen für die LWB ergeben sich insbesondere aus dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Vergabeverordnung (VgV) und der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB).
Der jeweilige Bewerber/ Bieter hat dafür Sorge zu tragen, dass die in seiner Sphäre Betroffenen entsprechend aufgeklärt werden und ggf. erforderliche Einwilligungen eingeholt werden.
Es besteht grundsätzlich keine Rechtspflicht zur Angabe von personenbezogenen Daten. Die im Verfahren geforderten personenbezogenen Daten sind jedoch erforderlich, um das Vergabeverfahren ordnungsgemäß durchführen und dokumentieren sowie ggf. dem Bestbieter den Zuschlag erteilen zu können. Die Erhebung der Daten ist insbesondere erforderlich, um die Eignung der Bewerber (auch noch nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs) und die Angebote prüfen sowie das Verhandlungsverfahren insgesamt durchführen zu können.
Ohne die Angabe der erforderlichen, personenbezogenen Daten können sich für die Bewerber/ Bieter im Rahmen des Vergabeverfahrens Nachteile ergeben (z. B. bei der Wertung der mitarbeiterbezogenen Angaben) bis hin zum Ausschluss des Bewerbers/ Bieters aus dem Verfahren (insbesondere bei unvollständigen Angeboten).
Kategorien von Empfängern
Innerhalb der LWB erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für die Erfüllung ihrer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten benötigen.
Ihre im jeweiligen Einzelfall relevanten personenbezogenen Daten können zudem an Dienstleister (vor allem Auftragsverarbeiter) oder Erfüllungsgehilfen der LWB (z.B. Referenzgeber, IT-Dienstleister, Wirtschaftsprüfer, rechtliche Berater) sowie an Zuwendungsgeber (wie zum Beispiel der Freistaat Sachsen, Stadt Leipzig) weitergegeben werden. Eine solche Übermittlung erfolgt auf Grundlage gesetzlicher Bestimmungen bzw. vertraglicher Vereinbarung oder zur Wahrung berechtigter Interessen.
Die Empfänger werden die personenbezogenen Daten ausschließlich nur für die Zwecke des Vergabeverfahrens nutzen und verarbeiten. Sie sind vertraglich oder durch Gesetz zur Verschwiegenheit verpflichtet. Mit unseren Auftragsverarbeitern haben wir sog. Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen, die sicherstellen, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt. Darüber hinaus werden Daten nur dann weitergebenen, sofern Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben.
Dauer der Datenspeicherung
Ihre Daten werden so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher und vertraglicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist.
Vergabeunterlagen werden insbesondere nach handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, Geldwäschegesetz), d.h. regelmäßig 6 bzw. 10 Jahre, sowie bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags/der Rahmenvereinbarung aufbewahrt, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag der Zuschlagserteilung (gem. § 8 Abs, 4 VgV). Zudem sind verjährungs- sowie förderrechtliche Bestimmungen zu Aufbewahrung zu beachten.
Übermittlung in ein Drittland
Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren in der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet nicht statt und ist auch nicht geplant.
Automatische Entscheidungsfindung oder Profiling
Eine automatische Entscheidungsfindung oder Profiling (Profilbildung) findet nicht statt.
Betroffenenrechte
Ihnen stehen grundsätzlich folgenden Rechte zu:
- das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
- das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
- das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- das Recht, die erteilte Einwilligung zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) sowie
- das Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO:
Sie haben jederzeit das Recht, aus persönlichen Gründen Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen, die zur Wahrung öffentlicher Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO) oder berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfolgt.
Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling (Profilbildung) im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO Sie haben ferner für den Fall, dass Ihre personenbezogenen Daten für Direktwerbung verwendet werden, jederzeit das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für eine Profiling (Profilbildung) mit Hilfe Ihrer personenbezogenen Daten, die mit Direktwerbung in Verbindung steht.
Im Falle Ihres Widerspruchs werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Werbezwecke verarbeitet. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an die LWB mbH, Datenschutz, Wintergartenstraße 4, 04103 Leipzig oder per E-Mail an datenschutz@lwb.de.
Ihre Rechte unterliegen einigen gesetzlichen Ausnahmen. So sind Ihre Rechte beispielsweise auf Grund von Forschungs- und Statistikzwecken (§ 27 Abs. 2 BDSG) oder wegen im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken (§ 28 Abs. 2 und 3 BDSG) eingeschränkt.
Weitere Ausnahmen sind unter anderem § 34 und 35 BDSG und Art. 17 Abs. 3 DS-GVO zu finden.